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Colaboración con Confluence

Los equipos de trabajo aún siguen utilizando viejas prácticas para comunicarse y compartir información, particularmente usando correo electrónico por lo familiar que nos resulta. Sin embargo; hoy el mercado ofrece nuevas herramientas con una nueva forma de trabajar, más eficiente y diseñadas específicamente para la colaboración dentro y fuera de un equipo de trabajo. Confluence es una de ellas y aquí describo 5 formas en cómo Confluence ha tenido un impacto positivo dentro de la organización.

Plantillas de documentos

Con Confluence, no existe el problema de encontrar la plantilla más actual para un tipo de documento. Solo son necesarios 2 clicks para crear un documento con una plantilla, ya sea un requerimiento, minuta, decisión, riesgo, etc. Adicional a las plantillas que ya incluye Confluence, podemos modificarlas o bien crear plantillas propias, con funcionalidad como texto descriptivo y variables.

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Trazabilidad

Integrado con JIRA, podemos ligar un documento a diferentes tareas en cuestión de segundos. Esto permite escenarios como:

  • Los desarrolladores podrán encontrar la documentación de cada requerimiento con un solo clic.
  • Los analistas pueden ver rápidamente en qué documentos se menciona un requerimiento, caso de uso o historia de usuario.
  • Los testers pueden identificar las relaciones entre casos de uso/historias de usuario para poder crear su matriz de trazabilidad.
  • Los líderes de proyecto pueden identificar qué control de cambio, decisión o riesgo afectó un aspecto específico del proyecto.
  • Entre otros.
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Reportes en tiempo real

Podemos crear documentos con gráficos en tiempo real acerca de la salud del proyecto, estatus de documentos, tareas consolidadas de diferentes minutas y mucho más en un solo documento, de manera que el equipo pueda encontrar rápidamente la información que necesita sin tener que buscar en múltiples documentos o dentro de un documento muy grande.

Adicionalmente, esto permite eliminar el esfuerzo de crear reportes para los clientes, quienes ahora solo tienen que entrar a una página de Confluence para ver la información al instante.

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Base de datos de conocimiento

Confluence incluye plantillas para documentar preguntas frecuentes, soluciones comúnes y guías. Adicionalmente, tiene comandos de búsqueda que nos permiten encontrar documentación específica para poder resolver rápidamente un problema que ya fue resuelto anteriormente.

Organización de la información

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Este concepto cubre puntos como:

  • Controlar los accesos de lectura y escritura para cada documento, por usuario o por grupo de usuarios.
  • En base a las etiquetas de los documentos, podemos filtrar la información para que los usuarios vean solo la información más relevante.
  • Cada edición realizada es almacenada automáticamente por Confluence en un historial, dentro del cual podemos comparar versiones, eliminarlas y restaurarlas de forma muy sencilla.

Confluence es una Wiki

¿Exactamente qué es una Wiki? Es una palabra hawaiana que significa “rápido” y se ha utilizado como nombre para todo “sitio web, cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador, donde los usuarios crean, modifican o eliminan contenidos que, generalmente, comparten.” 1. Tiene el mecanismo de colaboración en su misma definición. Podemos editar un documento en conjunto, mencionar usuarios a quienes queremos compartirles la información y hacer comentarios dentro del documento o en puntos específicos de una imagen.

Estos son solo algunos de los beneficios que ofrece Confluence. Si estás interesado en conocer más, puedes contactarnos en www.enevasys.com para solicitar una demostración personalizada.

1Wikipedia. (2016). Wiki. 2016, de Wikipedia Sitio web: https://es.wikipedia.org/wiki/Wiki

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