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5 Recomendaciones para Administración de Proyectos con JIRA Software

Las herramientas de Atlassian están diseñadas con el objetivo de que el equipo dedique el menor tiempo posible a capturar avance, para poder dedicar más tiempo a los proyectos. La idea es que, en unos cuantos segundos, el equipo de desarrollo encuentre la información que le interesa, además de capturar los datos que la organización requiere para tener visibilidad en tiempo real y recolectar métricas.

Dedicar el menor tiempo posible a capturar avance, para poder dedicar más tiempo a los proyectos.

A continuación te muestro 5 prácticas que te permitirán aumentar la productividad como equipo:

Diseña tus workflows de manera que sean lo más simple posibles.

Como regla general, si tus workflows tienen más de 6 pasos, probablemente sea momento de rediseñarlo o automatizarlo conectándolo con herramientas como BitBucket, Bamboo o Capture. De igual manera, muchas validaciones y condiciones pueden confundir a los usuarios y hacer tedioso el uso de la herramienta.

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Organiza la información en Confluence

Los documentos de varias páginas son cosas del pasado. Además de complificar (o imposibilitar) retroalimentación rápida y valiosa, dificultan al equipo encontrar la información relevante. Reorganiza tu información en Confluence de manera que esté separada en partes más pequeñas; Confluence y JIRA se encargan del resto.

Agiliza el monitoreo de los proyectos utilizando macros

Confluence ofrece macros que nos permiten tener visibilidad de alto a bajo nivel acerca de todo tipo de actividades del proyecto. Aprender a utilizarlas correctamente ahorrará mucho retrabajo, tiempo de elaboración de reportes y prevención de errores. Ejemplos de estas macros son: Page Properties, Task Report y JIRA Issues Macro.

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Diseña los esquemas de JIRA de manera que sean reutilizables

Conforme la cantidad de proyectos aumenta en JIRA, nuestra instancia empieza a saturarse de esquemas que desempeñan las mismas funciones, dificultando la mejora continua de nuestros procesos, ya que hay que hacer modificaciones en cada esquema.

Reduce al mínimo el uso del correo electrónico

El correo es excelente para notificar, pero insuficiente para colaborar. Cada Issue en JIRA es un documento vivo que, a través de la colaboración, puede ir evolucionando rápidamente, en especial si lo ligamos a páginas de Confluence.

Bonus: Define qué notificaciones son estrictamente necesarias.

Por defecto, JIRA envía notificaciones para practicamente cualquier evento, saturando a los receptores y causando que eventualmente les pierdan importancia, sin saber que una de esas notificaciones puede ser relevante. Analiza qué eventos específicos son importantes para ti y tu equipo y desactiva el resto de las notificaciones.

Adicional a estos puntos, es esencial que JIRA esté adaptado a cada organización, de manera que les permita obtener todas las métricas que necesiten sin requerir que el equipo pase más de unos cuantos segundos en la herramienta.

En EnevaSys podemos colaborar contigo para adaptar JIRA a tus procesos o bien rediseñarlos para que la organización trabaje de forma más ágil.

Conoce nuestros paquetes de coaching.

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